1.4 查找和替换

“查找”和“替换”功能在“开始”选项卡中的“查找和选择”命令下，也可以使用 Ctrl+F组合键与Ctrl+H组合键实现同样的功能。“查找”和“替换”功能在数据处理中的应用非常广泛，巧妙地利用这个功能往往可以起到事半功倍的效果。

“查找”的默认设置是模糊查找。如果要实现精确查找，需要利用“查找和替换”对话框中的“选项”按钮。勾选“选项”中的“单元格匹配”复选框可实现精确查找，去掉勾选则是模糊查找，如图1-26所示。

图1-26中的“格式”按钮具有如下功能：按字体进行查找、按单元格边框粗细进行查找、按单元格文本对齐方式进行查找、按单元格填充色进行查找、按文本字形进行查找、按文本字体进行查找，如图1-27所示。

下面以几个案例来详细介绍“查找”和“替换”功能。

1.4.1 批量清除单元格中的空格或换行符

我们经常从网页或者其他系统将数据导出到 Excel 表格中，这时往往包含大量的空格、换行符或者其他不可见的非法字符，在处理数据时明明存在该数据对象，却无法找到对应的数据。

如图1-28所示，根据“物料代码”查找“数量”时，由于物料代码列中的每个物料代码列后都包含空格，因此导致查询数据时出现＃N/A错误。

在“开始”选项卡下的“查找和选择”命令中选择“替换”，在打开的“查找和替换”对话框中的“查找内容”处输入一个空格，“替换为”处不输入任何内容。单击“全部替换”按钮，会出现“全部完成，完成多少处替换”的提示，单击“确定”按钮，然后单击“关闭”按钮，关闭“查找和替换”对话框，如图1-29所示。

提示

★ 由于数据区域有时不够规则，无法确认有多少个单元格有空格，也无法快速确认空格是在数据的前面还是后面，因此直接使用“替换”功能一次性将空格全部替换掉。当查询对象明明存在但返回数据报错时，可以将光标放在数据源区域中的查询对象前面或者后面，然后向右拉，出现一个条状的字符，如图1-30所示。

★ 单元格中有换行符的判断及解决方法是，选择数据源区域中的查询对象单元格，如果存在换行符，则在“文件”选项卡下“对齐方式”分组中的“自动换行”呈高亮显示，如图1-31所示。按Ctrl+F组合键调出“查找和替换”对话框，光标放在“查找内容”处，然后按住Alt键，并用小数字键盘输入10，在“替换为”处不输入任何内容，之后单击“全部替换”按钮即可。

1.4.2 批量替换公式

如图1-32所示，很多报表都是以这种形式分月填报的，每月只需填报本月数据，其中累计数据都是在前一个月的基础上进行自动累加得出来的。

当进行3月报表填报时，只需复制一份2月报表，然后重命名为“3月”，调出“查找和替换”对话框，在“查找内容”处输入“1月”，“替换为”处输入“2月”，之后单击“全部替换”按钮，关闭“查找和替换”对话框，完成公式的批量替换。

1.4.3 批量替换通配符*或？

Excel中的通配符主要有“*”“？”“～”。其中，？（问号）表示任意单个字符；*（星号）表示任意数量的字符。～（波形符）后跟？或*、～，表示通配符本身由于“*”或“？”在 Excel 中为通配符，如果直接查找并替换通配符，会出现将全部数据都替换成通配符的情况；因此，需要采取变通方式处理。

若要将物料名称中“*”的全部内容替换为“×”，则可以在“查找内容”处输入波形符“～”，波形符后不要有空格，接着输入“*”，然后在“替换为”处输入“×”，单击“全部替换”按钮，如图1-33所示。

1.4.4 批量插入年份

若需要在图1-34中“2014年”下面批量插入“2015年”，操作步骤如下。

STEP 01 在图1-34中的C列选择C2：C10，调出“查找和替换”对话框，然后输入“2014”，单击“查找全部”按钮，接着在对话框中全选（按 Ctrl+A 组合键），这时“2014”变成蓝色填充形式，如图1-35所示。注意：这里必须在“查找和替换”对话框中进行全选。

STEP 02 关闭“查找和替换”对话框，单击鼠标右键，选择“插入”命令，出现“插入”对话框，之后选择“整行”，如图1-36所示。

STEP 03 调出“查找和替换”对话框，将“2014”替换为“2015”，如图1-37所示。

STEP 04 最后筛选C列的空单元格并填入“2014”，如图1-38所示，最终结果如图1-39所示。

1.4.5 垂直数据转换为水平数据

如图1-40所示，需要将A列数据转换为C、D两列的水平数据，从而达到编制一个中英文对照表的目的，具体操作步骤如下。

STEP 01 观察数据特点可知，A列共有12对数据（24行/2），在C、D两列的C3：D14单元格区域中快速输入上述数据的单元格地址文本表达式，如图1-41所示。

STEP 02 按Ctrl+F组合键快速调出“查找和替换”对话框，在“查找内容”处输入“A”，“替换为”处输入“=A”，单击“全部替换”按钮，完成对数据的引用，如图1-42所示。

STEP 03 将C3：D14单元格区域中的数据选择性粘贴成值，对齐调整，最终效果如图1-40中C、D列所示。