2.6　快速输入数据的常用技巧

对于很多的数据输入，如果掌握了一些实用的小技巧，可以达到事半功倍的效果，同时也有一种自我满足感和愉悦感。但是，这种小技巧并不是Excel的核心，建议不要把太多的精力放到这上面。

2.6.1　快速输入当前日期

如果要输入当前的日期，可以按Ctrl+；组合键。但要注意，这个日期是计算机系统的日期，如果计算机系统日期不对，那么输入的日期也是错误的。

2.6.2　快速输入当前时间

如果要输入当前的时间，可以按Ctrl+Shift+；组合键。但要注意，这个时间也是计算机系统的时间，如果计算机系统时间不对，那么输入的时间也是错误的。另外，输入的时间是没有秒的，仅仅是输入了时和分。

2.6.3　快速输入当前完整的日期和时间

先按Ctrl+；组合键，输入当前日期；按空格键，输入一个空格；再按Ctrl+Shift+；组合键，输入当前时间，就得到了一个有日期和时间的数据。

2.6.4　快速输入上一个单元格数据

按Ctrl+D组合键，可以快速把上一个单元格数据填充到下面的单元格。这里字母D就是英文单词Down的意思，即往下。

2.6.5　快速输入左边单元格数据

按Ctrl+R组合键，可以快速把左边单元格数据填充到右边的单元格。这里字母R就是英文单词Right的意思，即往右。

2.6.6　快速批量输入相同数据

如果要在一个单元格区域输入相同的数据，可以先选择这些单元格，然后在键盘上输入数据，按Ctrl+Enter组合键即可。

这种方法，不仅可以处理连续的单元格区域，也可以处理不连续的单元格区域。

2.6.7　快速输入企业内部规定的序列数据

很多情况下，企业内部对数据的处理是有特殊要求的，例如按照自己内部规定的次序排序，快速输入规定的所有项目。

我们可以对这样的特殊项目建立一个自定义序列，然后就可以快速输入序列数据，或者进行自定义排序了。

建立自定义序列的方法和步骤如下。

步骤 1　先在任一工作表中输入如下序列数据，如图2-62所示。

步骤 2　执行“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，如图2-63所示。

步骤 3　选择“高级”选项卡，向下找到“编辑自定义列表”按钮，如图2-64所示。

步骤 4　单击该按钮，打开“选项”对话框，然后用鼠标点选工作表中的序列数据区域，单击“导入”按钮，就将该序列固化到了本地计算机的Excel程序中（如图2-65所示），以后本计算机上的任何一个工作簿都可以使用这个序列数据了。

步骤 5　单击“确定”按钮，关闭对话框。

这样，只要在工作表某个单元格输入该序列的任意一个项目，然后往右拖动单元格或者往下拖动单元格，就可快速得到该序列的各个项目名称，如图2-66～图2-68所示。

2.6.8　建立简拼词典快速输入数据

为了快速输入一些常见的汉字名称，我们还可以建立一个简拼词典来快速输入这些常见的汉字名称。例如，在单元格里输入gsyh，然后按Enter键，就得到“中国工商银行股份有限公司”，对此可以进行如下的设置。

步骤 1　打开“Excel选项”对话框，切换到“校对”选项卡，找到“自动更正选项”按钮，如图2-69所示。

步骤 2　单击“自动更正选项”按钮，打开如图2-70所示“自动更正”对话框，在“替换”文本框中输入简拼字母gsyh，在“为”文本框中输入“中国工商银行股份有限公司”，然后单击“添加”按钮，就将该简拼保存到了本地计算机的Excel程序中。

这样，只要在单元格中输入gsyh 4个字母（如图2-71所示），按Enter键，就可得到中文名称，如图2-72所示。

需要注意的是，只要不从Excel选项中删除这个代码，以后会永远存在。删除这个代码的方法是，打开“自动更正”对话框，在“替换”文本框中输入字母gsyh，就会自动选择该编码和名称，然后单击“删除”按钮即可，如图2-73所示。

对于一些常用的名称（例如产品名称、客户名称、项目名称等），建议在自己的计算机上建立简拼代码，这样可以提高数据输入的效率和准确率。

2.6.9　通过自动填充选项快速输入特殊的序列数据

当在一个单元格输入数据，并按住该单元格右下角的填充柄往下拖动单元格时，如果希望能够快速输入一个特定的序列数据，可以使用自动填充选项来实现这个目的。

不同类型的数据往下填充时，自动填充选项会有不同的选择，如图2-74所示。根据需要，选择一个项目即可。

图2-75所示就是在某列输入工作日日期的例子。先输入第1个单元格的日期，然后往下拖动单元格，在自动填充选项中选择“填充工作日”即可。

2.6.10　通过公式快速输入特殊的序列数据

在有些情况下，我们也需要输入特殊的序列数据。比如要输入一个有规律的编码表，要输入从1开始编号的产品编码AHS-001、AHS-002、AHS-003之类，此时可以使用函数来完成，如图2-76所示。单元格A2的公式如下：

="AHS-"&TEXT(ROW(A1),"000")

函数说明：ROW

ROW函数用于获取单元格的行号数字。用法如下：

=ROW（单元格引用）

例如，公式“=ROW（A5）”就是获取单元格A5的行号，结果是数字5。

2.6.11　利用快速填充工具高效输入数据

在Excel 2016中，有一个快速填充工具，它可以根据左边列或者右边列的数据规律，在当前列快速填充数据。

例如，图2-77中A列数据是由数字和汉字构成的，现在要在B列输入A列的数字部分，可以采用下面的方法快速完成。

步骤 1　先手工在B2单元格输入A2单元格的数字，如图2-78所示。

步骤 2　选择包含B列第1个输入数字的单元格在内的区域，如图2-79所示。

步骤 3　单击“选择”→“快速填充”按钮，如图2-80所示。

此时就会自动得到图2-81所示的结果，非常智能化。

这种智能化的处理，依赖于原始数据必须有规律可循。如果原始数据没什么规律，或者规律较乱，就可能得不到你想要的结果。

2.6.12　在单元格分行输入数据

有些特殊的表格中，希望把几段文字在一个单元格内分行输入，很多人会采用一种非常不可取的方法：在文字后面加空格，然后调整列宽，看起来似乎是分行了。

这种做法无可厚非，因为他不知道还有一个Alt+Enter组合键可以完成这样的输入。在单元格中输入某段文字后，按Alt+Enter组合键，然后再输入另一行文字，再按Alt+Enter组合键，再输入第3行文字，以此类推。图2-82所示就是输入的效果。