2.3 使用工具：Excel的全面使用

小明的妈妈在会计工作岗位上工作了三十年，快退休的她，工作台上常年放着一个算盘，小明经常拿这个算盘开玩笑说：“您那算盘都快成老古董了，也该换换设备了。”算盘是中国古代劳动人民创造的一种手动操作的计算辅助工具，有着悠久的历史。但是，随着时代的发展，它逐渐退出了人们的视线，其他更有科技含量的工具正在成为会计人员、财务人员的新选择，其中Excel是当前他们使用得最频繁的工具。

Excel是Office办公软件的组件之一，是一种电子表格软件，拥有强大的计算、分析、传递和共享功能，可以将复杂的数据转化为有用的信息。它拥有强大的表格处理能力和数据分析能力，能够帮助会计人员和财务人员准确、高效地完成具体工作。

2.3.1 Excel在财务工作中的优势

随着经济的不断发展，会计人员、财务人员需要处理的资金种类和数据也越来越繁杂，传统的计算工具已经无法满足财务工作的需求，在这种情况下，大量的财务软件被运用在财务数据的处理上。在这些财务软件中，Excel具有明显的优势。

1.功能灵活

大多数财务软件的具体功能都是开发人员预先设计好的，财务工作的内容一旦超出软件的功能范围，软件就不能帮助会计人员、财务人员进行工作；而Excel可自定义计算方式、调整表格格式、设置数字格式等。

2.使用主体多样化

Excel能满足所有企业的办公需求，没有行业或企业的限制。

3.使用范围广

相较于其他财务软件只适用于财务工作，Excel还能用于其他方面的工作。

4.衔接性好

Excel能够与大部分数据库衔接，可以导入多种来源的数据，不同的工作簿之间也可以进行数据操作。

5.成本低

一些财务软件需要一定的购置成本和后期维护费用，并且对计算机的软硬件设备都有相应的要求；而Excel获取成本低，易于上手。

2.3.2 Excel处理数据的方法

1.利用工作表处理数据

Excel能通过表格的形式记录数据并整理，使数据更加清晰、直观，更易转换成有用的信息。在具体处理数据的过程中，对表格进行增删、排序、筛选等操作，能快速地帮助会计人员、财务人员从大量的数据中搜索出需要的数据，减少干扰信息，提高工作效率。

2.利用函数进行计算分析

Excel给用户提供了大量的内置函数，以满足用户的基本需求，并且用户还可以根据需要自定义函数。

3.利用图表进行决策分析

Excel提供了绘制图表的功能，那么，它能够将表、图、文三者相结合，直观形象地传达信息和帮助会计人员、财务人员决策分析。

4.利用多样的分析工具进行数据分析

Excel支持数学模型并且配备了多种分析工具，因此，它具有数据分析和预测的功能。

2.3.3 常用的Excel小技巧

会计人员、财务人员若能够熟练地操作Excel，其工作效率就会得到很大的提升。常用的Excel小技巧如表2-4所示。

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[1]有资产是指由过去的交易或者事项形成的潜在资产，其存在须通过未来不确定事项的发生或不发生予以证实，比如，有条件的赠予财产，在规定条件尚未全部满足前的产权，债权已予确认但数额尚未确定的保险赔款等。

[2]提折旧是企业在进行会计处理时，预先计入某些已经发生、未实际支付的折旧费用。计提折旧时需要区分会计期间和折旧期间，二者所指的期间不一定相同。

[3]组经济核算是以生产班组为单位所进行的一种厂内经济核算制度。它既是企业实行全面经济核算的基础，也是实行民主管理、群众理财的重要形式。班组经济核算指标应按照生产需要，本着简单明确、易算好管的原则来建立，主要包括产量、质量、材料耗费、工时耗用、出勤率等。企业应根据班组经济核算指标设计和建立必要的台账，组织车间各班组群众管理员逐日登记、核算，按时考核、公布，并定期开展班组经济活动分析，及时发现问题、解决问题。