第一节 EXCEL的工作环境

EXCEL 2010为Microsoft Office 2010办公软件的组件之一，是目前市场上功能最强大的电子表格制作软件。EXCEL 2010不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，实现了在工作簿上协同工作，提高了工作效率和质量，还可以通过图表、图形等多种形式形象地显示处理结果，更能够方便地与Office 2010其他组件相互调用数据，实现资源共享。使用Microsoft Excel 2010，可以获得更多的方法分析、管理和共享信息，全新的分析和可视化工具可以跟踪和突出显示重要的数据趋势，从而可以做出更好、更明智的决策。

EXCEL 2010与之前产品相比的优势主要体现在：能够在一个单元格中创建数据图表；快速定位正确的数据点；可以对几乎所有数据进行高效建模和分析；随时随地访问电子表格；通过连接、共享和合作完成更多工作；为数据演示添加更多高级细节；利用交互性更强和更动态的数据透视图；更轻松更快地完成工作；利用更多功能构建更大、更复杂的电子表格；可以通过Excel Services发布和共享信息。

一、相关基本概念

1．工作簿

打开或新建一个EXCEL文件，会看到多个单元格构成的工作表，同时多张工作表组成一个工作簿（Book1）。工作簿就是用于存储并处理数据的文件，工作簿名（默认Book1）就是文件名。

一个工作簿中可以包含多张工作表，默认情况下，新建一个工作簿，EXCEL默认提供三张工作表。名字分别在工作表标签中显示“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”，我们可以根据需要添加更多的工作表，最多255张。

EXCEL 2010为我们提供了多种编辑视图，包括普通视图、页面视图、分页视图、全屏视图。

普通视图：EXCEL默认的编辑视图，我们可在此完成大部分文档的主要编辑操作。

页面视图：切换到该视图，可以查看到文档的起始和结束位置，并且可以非常方便地编辑文档页眉页脚内容、调整页边距。

全屏视图：切换到该视图，EXCEL工作表的工作区域将最大化显示在窗口中。

2．工作表

工作表界面是工作表的重要组成部分，有一系列排在一起的行和列构成。列由字母区别，行由数字区别，移动工作表界面的水平滚动条和垂直滚动条可看到行的编号从上至下从1到2的20次方，即1048576行；列的编号从左至右从A到XFD（2的14次方），即16384列。工作表是EXCEL进行组织和管理数据的地方，我们可在工作表中输入数据、编辑数据、设置数据格式、进行数据分析等。

3．单元格

工作表中的表格就是单元格。可在其中输入任何数据并保存，还可以用行列坐标来命名，如单元格A1表示该单元格在第A列第1行。

区域则是多个连续或不连续的单元格的集合。在实际工作中，经常会对一个区的数据进行运算。直接引用单元格地址或单元格区域地址，有时会带来不便，赋予单元格和单元格区域名称则比直接引用单元格地址更容易记忆。

单元格区域命名必须遵循一定的规则：

（1）名称不能含空格，但可用下划线字符代替空格（如A＿1）。

（2）不能使用下划线和小数点以外的符号。

（3）可使用字母数字任意组合，但名称必须以字母或下划线开头。

（4）名称最多可以有225个字符，但是尽量保持简短，同时有意义、容易理解。

二、EXCEL 2010的工作界面

启动EXCEL 2010后，将显示其整个用户界面，主要包括快速访问工具栏、标题栏、选项卡栏、功能区、编辑栏、滚动条、工作区、工作表标签、状态栏等，如图1-1所示。

（1）快速访问工具栏：该工具栏位于工作界面的左上角，包含一组用户使用频率较高的工具，如“保存”“撤销”和“恢复”。用户可单击“快速访问工具栏”右侧的倒三角按钮，在展开的列表中选择要在其中显示或隐藏的工具按钮。

（2）标题栏：该栏显示目前编辑工作簿的名称和软件名称。例如，当前工作簿的名称为“新建Microsoft Excel工作表．xlsx”，软件名称为“Microsoft Excel”。

（3）窗口控制按钮：可对EXCEL 2010程序窗口进行相应的状态控制，如最小化、最大化、还原、关闭等操作。

（4）功能选项卡列表：位于标题栏的下方，是一个由多个选项卡组成的区域。默认只显示“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”“视图”“加载项”八个基本功能选项卡。用户在某种操作状态下，其他功能选项卡会显示出来，例如，当我们安装了万德数据库客户端后，EXCEL功能选项卡列表中会新增“Wind资讯”选项卡，如图1-1所示。EXCEL 2010将用于处理数据的所有命令组织在不同的选项卡中。单击不同的选项卡标签，可切换功能区中显示的工具命令。在每一个选项卡中，命令又被分类放置在不同的组中。组的右下角通常都会有一个窗口启动器按钮，用于打开与该组命令相关的窗口，以便对要进行的操作做更进一步的设置。

（5）功能区：让用户快速查找EXCEL命令的位置。功能区被分为不同的选项卡，每个选项卡又被分为若干组，每个组分为不同的工具和控件。

（6）名称框：该框显示活动的单元格地址或单元格名称、区域对象。也可直接在此框中直接输入一个单元格的名称，直接精确定位到单元格。

（7）编辑栏：该栏用于显示当前单元格中的内容或正在编辑单元格中的内容。在左侧的文本框内显示所选单元格的名称，单元格内要输入内容时首先应选定单元格，在单元格内可以输入数据，也可以输入公式或函数，还可以在单元格内自动填充数据。

（8）行列标号：行号从1到1048576每个数字对应工作表的一行，列标从A到IXFD对应于表中16384列中的每一列，可单击行号或列标选择整行或整列。

（9）工作区：用于输入、编辑和计算数据。

（10）工作表标签：位于工作簿窗口的左下角，显示工作表的名称。默认名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3三个，单击不同的工作表标签可在工作表间进行切换。

（11）滚动条：滚动条有水平滚动条和垂直滚动条。当页面内容太多而窗口无法全部显示时，可拖动滚动条或单击箭头按钮来显示框中的内容。

（12）状态栏：该栏位于工作窗口的底部，在操作过程中或选择选项时，状态栏将显示相应操作信息。

（13）窗口视图控制区：它包括页面视图方式切换按钮和页面缩放控件，主要用于不同编辑视图之间的切换，通过该区可对文档编辑区内容的显示比例进行调整。

（14）快捷选项卡：在活动单元格上右击显示快捷选项卡，显示与被选择对象相关的最常用命令。快捷选项卡上面的选择框叫作“浮动工具栏”，其中包含一些常用工具。例如，鼠标指针停留在一英寸范围内，可缩小鼠标在屏幕上移动的距离。

三、工作表的新建与保存

1．工作表的新建

启动EXCEL 2010方法很多，主要有以下三种。

方法一：通过“开始”选项卡打开。

单击【开始】、【程序】、【Microsoft Excel 2010】命令启动。

方法二：通过“桌面快捷方式”打开。

通过双击桌面上的EXCEL 2010快捷方式图标，即可快速启动。

方法三：通过已有的工作簿文件打开。

利用已有的工作簿文件启动EXCEL 2010，记载Windows的资源管理器或者“我的电脑”窗口找到一个工作簿文件，然后双击该文件即可启动EXCEL 2010，在启动时，被双击的工作簿文件也将同时打开。第一次启动EXCEL时系统将自动建立一个名为Book1的空白工作簿，默认情况下扩展名为．xlsx。

2．工作表的保存

方法一：单击工作界面左上角的“快速访问工具栏”中的【保存】命令，如果是第一次保存时，需要给该工作簿起个新名称，并指定保存的位置。

方法二：快捷键Ctrl+S保存。

方法三：单击【文件】选项卡中的【保存】或者【另存为】，如图1-2所示，【EXCEL工作簿】命令，在弹出的窗口中选择保存位置，输入保存文件名即可。

方法四：设置自动保存功能。为了避免数据意外丢失，用户应该养成经常保存的习惯。

单击【文件】选项卡、【EXCEL选项】命令，打开【EXCEL选项】窗口，选【保存】部分，如图1-3所示。例如，将“保存自动恢复信息时间间隔”修改为“1”分钟。

四、工作表的移动或复制

1．在同一工作表内移动或复制工作表

移动工作表：单击要移动的工作表标签，拖动至合适的标签位置后放开。

复制工作表：选定工作表，按下Ctrl键同时单击左键不放，再拖动合适标签位置处再放开。

2．在不同工作表内移动或复制工作表

如果要将一个工作表移动或复制到另一个工作簿中，首先要确保两个工作簿必须都是打开状态。具体步骤如下：

步骤1：在EXCEL窗口中同时打开“Book1”和“Book2”两个工作簿。

步骤2：在Book1中单击【开始】选项卡、【单元格】组中的【格式】下拉列表，单击“组织工作表”下的“移动或复制工作表”，如图1-4所示。

或者选择Book1中的Sheet1工作表标签，右键选【移动或复制工作表】命令，如图1-5所示，打开【移动或复制工作表】对话框，如图1-6所示，在【工作簿：】列表框中选择用于接受工作簿名称，即“Book2”。

步骤3：在【下列选定工作表之前（B）:】列表框中选择被复制或移动工作表的放置位置。如果要指定复制操作，则应选中【建立副本】复选框，否则执行表的移动。最后单击【确定】即可。

五、EXCEL 2010的优化

为了让EXCEL软件更好地工作，我们可以对EXCEL程序的相关工作环境特性进行优化设置，包括显示新的选项卡，添加/删除工具栏中的按钮，自定义快速访问工具栏，隐藏/显示功能区，隐藏/显示行号、列标、网格线、零值，设置新建工作簿的默认工作表张数，修改工作簿签名，设置窗口显示等，这些参数的设定便于适应不同用户工作的需求，使用起来更方便快捷。

1．定制选项卡

在功能区添加“开发工具”选项卡。

（1）依次单击【文件】选项卡、【EXCEL选项】窗口，如图1-7所示。

（2）在打开窗口中间“自定义功能区”的下拉列表中选择“主选项卡”，然后单击“开发工具”，如图1-8所示。接下来，单击“添加（A）＞＞”按钮，最后，单击“确定”按钮。此时，返回到工作簿后，在功能区中会新增一个“开发工具”选项卡。

2．添加/删除工具栏中的按钮

默认情况下，EXCEL 2010的快速访问工具栏中只有“保存”“撤消”“恢复”三个快捷按钮。我们可将一些常用的操作命令按钮添加到快速访问工具栏中，也可将不常用的工具按钮删除。

（1）添加常用按钮。单击【自定义快速访问工具栏】工具按钮，打开下拉列表。单击选择需要添加的工具按钮名称，如图1-9所示。

（2）删除按钮。从快速访问工具栏中删除工具按钮的操作非常简单，只需右键单击要删除的工具按钮，在打开的快捷选项卡中单击选择【从快速访问工具栏中删除（R）】命令即可，如图1-10所示。

3．定制快速访问工具栏中的按钮

首先，单击【快速访问工具栏】在下拉列表中选【其他命令】、【EXCEL选项】窗口中的“自定义功能区”，或者在图1-9中选【自定义快速访问工具栏（C）…】。

然后，在图1-11中单击“从下列位置选择命令（C）:”列表框，在下拉列表中选择工具按钮类型为【分隔符】的列表区域中单击选择需要添加的工具按钮。

最后，依次单击【添加（A）＞＞】和【确定】按钮。

4．隐藏/显示功能区

隐藏功能区就是将EXCEL 2010用户界面中的选项卡里的所有按钮全部隐藏起来，以显示更多的编辑区。具体操作如下：

（1）右击任意工具栏按钮，弹出快捷选项卡，如图1-12所示，选择【功能区最小化（N）】命令即可隐藏功能区。

（2）右击【快速访问工具栏】或任意工具栏按钮，弹出快捷选项卡，如图1-13所示，去掉【功能区最小化（N）】命令前的对号，就可以显示功能区。

5．常用参数设置

（1）隐藏/显示行号、列标、网格线、零值。

方法一：依次单击【文件】选项卡、【选项】、【高级】拖动垂直滚动条至【此工作表的显示选项（S）:】处，去掉【显示行和列标题（H）】前的复选框，单击【确定】按钮，则行号、列标被隐藏。选中复选框就可显示隐藏的行号、列标，如图1-14所示。单击【网格线颜色（D）】后的【填充色】按钮，可以任选一种颜色，改变工作表中网格线的颜色。显示网格线和零值的方法同上。

方法二：单击【视图】选项卡、【显示/隐藏】去掉或选中【网格线和标题】前的复选框，即可隐藏/显示行号、列标、网格线。

（2）设置新建工作簿的默认工作表张数。

一个新工作簿一般包含三张空白工作表，分别是“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”，我们可以更改默认工作表的张数。

具体步骤：依次单击【文件】选项卡、【选项】、【常规】，调整【包含的工作表数（S）:】文本框右侧的微调按钮，设置工作表张数，单击【确定】按钮，如图1-15所示。当更改了工作簿的默认工作表张数后，只有在新建工作簿或重新启动EXCEL时才能生效，对当前工作簿不产生作用。

（3）修改工作簿签名。

EXCEL文件签名默认是电脑用户登录时的用户名，如图1-15中所示，当前EXCEL 2010用户签名是“Microsoft Office”。如果需要更改，可以单击【文件】选项卡、【选项】、【常用】，并在【用户名（U）:】后输入新的用户名。修改后若插入批注等，其用户名将显示新用户名。

（4）设置窗口显示。

单击【视图】选项卡，在【窗口】中点击【全部重排】，打开【重排窗口】窗口，可以选择平铺、水平并排、垂直并排等选项，如图1-16所示。