1.3.2 公文写作的基本步骤

1.3.2.1 酝酿准备阶段

“凡事预则立，不预则废”，就像盖房子一样，公文写作之前，也要对其有一个完整、可靠的规划和准备。事先准备充分与否，直接影响以后写作的进度和质量。公文写作的准备既包括内容，也包括形式，要通过充分的酝酿准备，做到对整篇公文胸有成竹。具体来说，公文写作的准备应从图1-31所示的几方面着手。

（1）明确“为什么写”——主旨目的要明

公文是公务活动中传情办事的工具。每一篇公文的发出，都有其特定的作用。写一篇公文，首先要明确这篇公文要达到什么样的目的。

比如，是要解决全局问题，还是要解决局部问题；是要对方了解、认识某些问题，还是要求对方采取行动、措施等。

起草者要根据公文的写作目的和达到这一目的的根据，确定公文所要表明的主要观点、主张，即公文的主题。如果是领导交办的写作任务，起草者应就这些问题向领导进行仔细询问，认真研究，很好地领会其中含义，切不可不懂装懂，自由发挥。

（2）把握“写什么”——材料收集要全

“巧妇难为无米之炊”，丰富的写作材料和参考资料，对于一篇公文的成功，起着十分重要的作用。收集材料要在“全”字上下功夫，要找全需要利用和参考的有关资料，如图1-32所示。

全方位地掌握资料后，思想观点就会更加客观，方法步骤就会切实可行，写作起来便游刃有余，写出的公文也就丰满充实。

（3）确定“怎样写”——谋篇布局要细

谋篇布局就是围绕主题把有关内容组织成篇的过程。公文写作的成败，往往取决于谋篇布局，主要应该确定以下三个方面的内容。

①定格式。要根据公文的主旨和目的，确定公文的发文对象，选择适当的文种。

②定结构。要为公文建框搭架，撰写写作提纲。写作提纲至少要解决图1-33所示的问题。

一般而言，为确保公文的准确性、严肃性和写作速度，再简单的公文，写作前都应拟个提纲。

③定重点。要根据文章的主旨目的，确定哪一部分应详写，哪一部分应略写。

1.3.2.2 起草初稿阶段

准备工作好比“十月怀胎”，起草环节则是“一朝分娩”。初稿写作不顺利，就难以高效率地完成预定的写作任务。起草初稿阶段的要求如图1-34所示。

（1）把准核心主题

主题是贯穿公文始终的基本观点、主张和意图，是公文的灵魂和统帅。有了主题，公文就能提纲挈领。特别是起草领导的讲话稿时，主题更是一面鲜明的旗帜，反映讲话者的立场，体现讲话稿的导向，切忌顾左右而言他、泛泛而谈，更不能眉毛胡子一把抓、无的放矢。

确立一篇讲话稿的主题，要在大量信息的基础上，结合当前急需解决的突出矛盾和领导工作的实际需要，弄清领导意图、找准核心重点，这样写出的讲话稿才能有的放矢、正中靶心。

（2）把准逻辑主线

逻辑顺畅，则公文温润如玉，行文如行云流水；逻辑混乱，则公文杂乱无章，行文如一盘散沙。

撰文犹如回答论述题，若只回答了多个要点中的一个，任你语言洋洋洒洒，也只能得低分；反之，要点齐备，哪怕语言欠缺，也可得高分。这个“要点”就是思维规律、逻辑架构严密，简单地说，就是“是什么、为什么、怎么办”。起草公文也要搭建严密的逻辑框架，弄清文章的组织构造及内在逻辑联系，形成清晰的脉络。

（3）把准角色主见

公文的写作者代表的不是自我，而是一定的团体和机关，或者是这个团体和机关的领导；公文的内容表达的不是个人思想，而是机关或机关领导的意志。

公文写作者要有“身在兵位，胸为帅谋”的担当，善于站在决策者的角度、全局的高度、主讲人的维度去发现问题、分析问题和解决问题，力求把问题看得更深一些、思考得更准一些、阐述得更新一些，这样的文章才有独到的见解，领导的思想风格才能跃然纸上。同时，公文写作者要学会把自己置于受众位，站在文件受众、讲话听众的角度起草文稿、组织语言，这样写出的公文才能让受众产生共鸣，收到预期的效果。

1.3.2.3 修改定稿阶段

作为公文写作者，在修改公文时，既要站在行文者的角度，又要站在受文者的角度，对公文进行审改。

（1）站在行文者角度审改

公文写作者要站在行文者的角度检验公文的准确性。公文的修改，要从大处着眼，从小处落笔，先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病，然后从字、词、句、段逐一进行检验修改，具体要求如表1-3所示。

（2）站在受文者角度审改

公文写作者要站在受文者的角度检验公文的可行性。在修改公文时，还要从受文者的角度出发，对公文内容的正确性、可行性和指导性进行检验，具体要求如表1-4所示。